Fragen rund um die Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung ist ein Unternehmen oder eine Person, die im Auftrag von Eigentümern oder Eigentümergemeinschaften die Verwaltung von Immobilien übernimmt. Die Hauptaufgabe einer Hausverwaltung besteht darin, die Immobilie im Interesse der Eigentümer bestmöglich zu verwalten und zu erhalten.

Die rechtliche Grundlage einer jeden Hausverwaltertätigkeit ist das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dieses Gesetz regelt unter anderem die Verwaltung von Eigentumswohnungen und Wohnungseigentümergemeinschaften und gibt den Rahmen für die Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung vor.

Zu den Aufgaben der Hausverwaltung gemäß WEG gehören beispielsweise die Durchführung von Eigentümerversammlungen, die Aufstellung von Wirtschaftsplänen, die Erstellung von Jahresabrechnungen, die Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums und die Durchsetzung von Hausordnungen.

Eine Hausverwaltung ist nicht in allen Fällen verpflichtend, aber oft empfehlenswert. Auch bei Eigentumswohnungen schreibt das Gesetz keinen Verwalter zwingend vor. Ohne Verwalter vertreten die Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam (§ 9b Abs. 1 S. 2 WEG). Jeder Wohnungseigentümer kann aber verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt (§ 18 Abs. 2, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Ausgenommen sind nur Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, die einen Miteigentümer zum Verwalter bestellt haben, solange weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Bei anderen Arten von Immobilien wie Mehrfamilienhäusern oder Gewerbeimmobilien ist die Bestellung einer Hausverwaltung nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber oft empfehlenswert, um eine professionelle und effiziente Verwaltung sicherzustellen.

Eine professionelle Hausverwaltung verfügt über das notwendige Fachwissen, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen und die Interessen der Eigentümer bestmöglich zu vertreten. Eine Hausverwaltung kann den Eigentümern Zeit und Stress ersparen, indem sie alle notwendigen Verwaltungsaufgaben übernimmt und eine langfristige Werterhaltung und Wertsteigerung der Immobilie sicherstellt.

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Die Aufgaben einer Hausverwaltung variieren je nach Art und Umfang der zu verwaltenden Immobilien. Im Allgemeinen umfassen die Aufgaben einer Hausverwaltung jedoch folgende Bereiche:

1. Instandhaltung und Reparatur: Die Organisation und Überwachung von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten an Gebäuden, Einrichtungen und Außenanlagen.
2. Finanzverwaltung: Die Überwachung und Verwaltung von Finanzen, einschließlich der Erstellung von Jahresbudgets, der Überwachung von Einnahmen und Ausgaben, der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen und der Überwachung von Zahlungen für Dienstleistungen und Wartungen.
3. Verwaltung von Gemeinschaftseigentum: Die Verwaltung von gemeinschaftlich genutzten Flächen wie Treppenhäusern, Aufzügen, Dächern, Heizungsanlagen und Versorgungsleitungen.
4. Kommunikation und Information: Die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und anderen relevanten Parteien sowie die Informationsweitergabe an die Eigentümer und Mieter.
5. Versicherung: Die Verwaltung von Versicherungen, einschließlich der Gebäudeversicherung, Haftpflicht- und Rechtsschutzversicherungen.

Das Ziel einer Hausverwaltung ist es, die Immobilien im Interesse der Eigentümer bestmöglich zu verwalten und zu erhalten. Die Hausverwaltung übernimmt dabei alle notwendigen Aufgaben, die mit der Verwaltung einer Immobilie einhergehen, um den Eigentümern Zeit und Stress zu ersparen.

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Eine Hausverwaltung verlangt in der Regel Kosten pro Einheit und pro Monat. Die Kosten variieren je nach Größe der Immobilie und der Anzahl der Wohneinheiten. Für eine Eigentumswohnung in einer Liegenschaft (einem Haus) mit mehr als 20 Wohnungen betragen die durchschnittlichen Kosten zwischen 20 und 30 Euro pro Monat je Wohnungseinheit. Bei Mietwohnungen zahlen Eigentümer:innen zwischen 25 und 40 Euro pro Monat in größeren Mietshäusern.

In einem Beispiel für ein Mehrfamilienhaus mit fünf Wohneinheiten belaufen sich die jährlichen Kosten auf etwa 1.200 Euro, ohne Zusatzleistungen. Beachten Sie, dass die Kosten der Hausverwaltung nicht umlagefähig sind.

Es ist wichtig zu beachten, dass einige Hausverwaltungen niedrige Pauschalen anbieten, aber zusätzliche Kosten wie Porto, Telefon, das Einholen von Angeboten und Ähnliches als separate Posten auf der Rechnung aufführen. Daher sollten Eigentümer den Verwaltervertrag sorgfältig prüfen, bevor sie ihn unterschreiben.

Die Hausverwaltung wird monatlich je Einheit von der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) bezahlt.

Ja, Eigentümer einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) können die Verwaltung ihrer Immobilie selbst übernehmen, ohne die Dienste einer professionellen Hausverwaltung in Anspruch zu nehmen. Diese Selbstverwaltung erfordert jedoch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Fachwissen von den Eigentümern, um eine effiziente und rechtmäßige Verwaltung der Immobilie sicherzustellen. Die Entscheidung für eine Selbstverwaltung oder eine professionelle Hausverwaltung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Größe und Komplexität der WEG, den individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten der Eigentümer sowie den finanziellen Ressourcen der WEG.

Wenn Ihr aktueller Verwalter nicht mehr auf Anfragen oder Probleme reagiert, gibt es verschiedene Schritte, die Sie unternehmen können:

1. Schriftliche Anfrage: Senden Sie eine schriftliche Anfrage per E-Mail oder Brief und fordern Sie eine schriftliche Antwort innerhalb einer angemessenen Frist.
2. Telefonische Anfrage: Versuchen Sie, den Verwalter telefonisch zu erreichen, und sprechen Sie das Problem direkt an.
3. Eigentümerversammlung: Informieren Sie andere Eigentümer der WEG über das Problem und fordern Sie eine Diskussion bei der nächsten Eigentümerversammlung.
4. Mahnung: Geben Sie dem Verwalter eine Mahnung mit einer Frist zur Erledigung des Problems.
5. Kündigung: Wenn alle anderen Schritte fehlschlagen, können Sie den Vertrag mit dem Verwalter kündigen und einen neuen Verwalter suchen.

In jedem Fall ist es ratsam, einen Anwalt oder eine professionelle Hausverwaltung hinzuzuziehen, um die rechtlichen Aspekte der Situation zu klären und sicherzustellen, dass die Interessen der Eigentümer geschützt werden.

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Wenn es Schwierigkeiten zwischen der Eigentümergemeinschaft und der Hausverwaltung gibt, kann es eine Option sein, den Verwalter abzuberufen oder den Vertrag zu kündigen, um sich von ihm zu trennen und eine neue Verwaltungslösung zu suchen. Es ist jedoch zu beachten, dass die Abberufung und die Kündigung des Vertrags zwei separate, rechtliche Vorgänge darstellen.

Durch die Modernisierung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEMoG) im Jahr 2020 haben WEG-Eigentümer nun mehr Freiheiten, um die Hausverwaltung abzuberufen. Gemäß § 26 Abs. 3 S. 1, Abs. 5 WEG kann der Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen werden, aber in der Regel liegt ein wichtiger Grund vor, der die Eigentümer zur Abberufung der aktuellen Verwaltung veranlasst und eine neue oder andere Art der WEG-Verwaltung bevorzugt.

Wenn die Hausverwaltung abberufen wird, endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 S. 2 WEG), sodass eine zusätzliche Kündigung in der Regel nicht erforderlich ist. Falls die Eigentümergemeinschaft jedoch den Vertrag vorzeitig kündigen möchte, kann sie dies gemäß den im Verwaltervertrag vereinbarten Kündigungsfristen oder den gesetzlichen Bestimmungen tun.

In vielen Verwalterverträgen ist die Laufzeit an die Bestellung des Verwalters geknüpft. Folglich endet der Verwaltervertrag, sobald die Abberufung des Verwalters beschlossen wird. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Vertrag außerordentlich fristlos zu kündigen, wobei jedoch ein wichtiger Grund erforderlich ist. Im Falle einer fristlosen Kündigung endet der Vertrag mit dem Zugang der Kündigung.

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Die Abberufung kann auf einer Eigentümerversammlung durch eine einfache Mehrheit von mehr als 50% der abgegebenen Stimmen beschlossen werden oder durch einen Umlaufbeschluss gemäß § 23 Absatz 3 WEG durchgeführt werden.

Wenn der Hausverwalter abberufen wird, endet der Verwaltervertrag gemäß § 26 Absatz 3 Satz 2 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Falls die Eigentümergemeinschaft sich jedoch vorzeitig von der Hausverwaltung trennen möchte, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Im Verwaltervertrag kann eine Klausel enthalten sein, die das Ende des Vertrags parallel zur Abberufung bestimmt. In diesem Fall endet der Verwaltervertrag, ohne dass eine außerordentliche Kündigung erforderlich ist.

Falls im Vertrag keine entsprechende Regelung existiert, können andere Kündigungsmöglichkeiten vereinbart worden sein. Andernfalls greifen die gesetzlichen Bestimmungen, die eine außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB ermöglichen, wenn die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses für eine Partei unzumutbar ist. Dabei gilt eine Frist von zwei Wochen nach der Kenntnisnahme des Kündigungsgrundes.

Über die Abberufung und Kündigung der Hausverwaltung kann auf der nächsten ordentlichen oder auf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung beschlossen werden. Beide Punkte müssen bei der Einberufung als Tagesordnungspunkte angekündigt sein (§ 23 Abs. 2 WEG). Eine außerordentliche Versammlung muss der Verwalter einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Der Verwalter kann die Einberufung einer solchen Versammlung nicht ablehnen. Weigert er sich dennoch pflichtwidrig, können auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Um den Prozess effizienter zu gestalten, empfiehlt es sich, die Abberufung und Kündigung der Hausverwaltung in einer einzigen Eigentümerversammlung zu beschließen oder durch einen Umlaufbeschluss festzulegen.

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Die Abberufung und Kündigung des Verwalters per Umlaufbeschluss ist möglich und wird oft genutzt, wenn keine Eigentümerversammlung stattfinden kann oder dringend gehandelt werden muss. Hier sind einige häufig gestellte Fragen dazu:

1. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ein Umlaufbeschluss zur Abberufung oder Kündigung des Verwalters wirksam ist?

   Ein Umlaufbeschluss zur Abberufung oder Kündigung des Verwalters erfordert die Zustimmung aller Wohnungseigentümer (laut Grundbuch) in Textform, also z. B. per Brief oder E-Mail (§ 23 Abs. 3 WEG). Ohne die Zustimmung aller Eigentümer gilt der Beschluss als gescheitert.

2. Wie läuft ein Umlaufbeschluss ab?

   Der Initiator des Beschlusses formuliert den Beschlussentwurf und schickt ihn allen Eigentümern per Post oder E-Mail zu. Die Eigentümer haben dann eine Frist, innerhalb der sie dem Beschluss in Textform zustimmen müssen, zum Beispiel per Brief oder E-Mail; eine Unterschrift ist nicht nötig (§ 23 Abs. 3 WEG). Die Zustimmungen aller Eigentümer müssen bis zum Ende der Frist vorliegen, damit der Beschluss zustande kommt.

3. Wie lange sollte die Frist für einen Umlaufbeschluss zur Abberufung oder Kündigung des Verwalters sein?

   Die Frist für einen Umlaufbeschluss zur Abberufung oder Kündigung des Verwalters sollte so gewählt werden, dass alle Eigentümer ausreichend Zeit haben, um den Beschluss zu lesen und ihm zuzustimmen. Es empfiehlt sich, eine Frist von mindestens 21 Tagen zu wählen.

4. Welche Informationen sollten im Beschlussentwurf enthalten sein?

   Der Beschlussentwurf sollte den Grund für die Abberufung oder Kündigung des Verwalters sowie die konkreten Aufgaben für den Verwaltungsbeirat oder den neuen Verwalter enthalten. Außerdem sollten die Frist für die Unterzeichnung sowie die Adresse des Verwalters und des Verwaltungsbeirats genannt werden.

5. Was passiert, wenn nicht alle Eigentümer zustimmen?

   Ein Umlaufbeschluss erfordert die Zustimmung aller Eigentümer. Wenn ein Eigentümer nicht zustimmt oder den Beschluss nicht fristgerecht unterzeichnet, gilt der Beschluss als gescheitert. In diesem Fall muss eine Eigentümerversammlung einberufen werden, um über die Abberufung oder Kündigung des Verwalters zu entscheiden.

6. Kann ein Umlaufbeschluss auch für andere Entscheidungen genutzt werden?

   Ja, ein Umlaufbeschluss kann für alle Entscheidungen genutzt werden, für die in der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung kein anderer Beschlussweg vorgesehen ist. Beispiele dafür sind die Wahl des Verwalters, die Zustimmung zu einer Baumaßnahme oder die Festlegung des Wirtschaftsplans.

Einen Muster-Umlaufbeschluss können Sie sich gerne hier herunterladen (Muster-Umlaufbeschluss, PDF).