Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Wohnungseigentümer verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt. Für Eigentümer, Verwaltungsbeiräte und kleine selbstverwaltete Gemeinschaften stellt sich damit die Frage, was das Zertifikat bedeutet, wen die Regel betrifft und woran Sie eine qualifizierte Verwaltung erkennen.
Was ist ein zertifizierter Verwalter?
Der Begriff stammt aus § 26a WEG (öffnet in neuem Tab), der mit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 eingeführt wurde. Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) in einer Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Verwaltertätigkeit notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Die Einzelheiten regelt die Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung (öffnet in neuem Tab) (ZertVerwV).
Die Prüfung besteht aus einem schriftlichen Teil von mindestens 90 Minuten und einem mündlichen Teil von mindestens 15 Minuten je Prüfling. Geprüft werden vertiefte rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse, vom Wohnungseigentums- und Mietrecht über Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung bis zu Haustechnik, Verkehrssicherungspflichten und Erhaltungsplanung. Wer besteht, erhält von der IHK eine Prüfungsbescheinigung. Eine Befristung sieht die Verordnung nicht vor.
Welche Abschlüsse der Prüfung gleichgestellt sind
Nach § 7 ZertVerwV ist einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt und darf sich auch so bezeichnen, wer eine dieser Qualifikationen besitzt:
- die Befähigung zum Richteramt, also Volljuristinnen und Volljuristen,
- eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann beziehungsweise zur Kauffrau oder zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft,
- den anerkannten Abschluss Geprüfte Immobilienfachwirtin oder Geprüfter Immobilienfachwirt,
- einen Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.
Wer muss bei einer Verwaltungsfirma zertifiziert sein?
Viele Verwaltungen sind als GmbH oder UG organisiert. Nach § 8 ZertVerwV darf sich ein Unternehmen zertifizierter Verwalter nennen, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind. Nach der Verordnungsbegründung, der die IHKs folgen, betrifft das alle, die Versammlungen leiten oder außerhalb der Versammlung Verwalterentscheidungen treffen, nicht aber untergeordnete Tätigkeiten wie Sekretariat oder Hausmeisterdienst.
Seit wann gilt der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter?
Der Gesetzgeber hat der Branche Zeit für die Umstellung gelassen. Die Übergangsregel steht in § 48 Abs. 4 WEG (öffnet in neuem Tab):
| Datum | Was gilt |
|---|---|
| 1. Dezember 2020 | Die WEG-Reform tritt in Kraft. Wer an diesem Tag Verwalter einer Gemeinschaft war, profitiert von der Übergangsregel. |
| 1. Dezember 2023 | Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG ist anwendbar. |
| 1. Juni 2024 | Der Übergangsschutz endet. Bis dahin galten Verwalter, die am 1. Dezember 2020 bereits im Amt waren, gegenüber dieser Gemeinschaft als zertifiziert. |
Seitdem gibt es keinen Bestandsschutz mehr, auch nicht für langjährige Verwalter.
Jeder Eigentümer hat Anspruch, kleine Gemeinschaften haben eine Ausnahme
Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen (§ 18 Abs. 2 WEG). Dazu gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG (öffnet in neuem Tab) ausdrücklich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Für diesen Anspruch braucht es keine Mehrheit. Ein einzelner Eigentümer kann ihn geltend machen, notfalls vor Gericht.
Wann kleine Gemeinschaften keinen zertifizierten Verwalter brauchen
Für Kleinstgemeinschaften macht das Gesetz eine Ausnahme. Sie greift nur, wenn alle drei Voraussetzungen zusammen vorliegen:
- Es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, also höchstens acht Einheiten.
- Ein Wohnungseigentümer aus der Gemeinschaft ist zum Verwalter bestellt.
- Weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt einen zertifizierten Verwalter.
Beim Drittel wird nach Köpfen gezählt (§ 25 Abs. 2 WEG): Jeder Eigentümer zählt einmal, auch wenn ihm mehrere Einheiten gehören. Bei der Zahl der Sondereigentumsrechte kann es auf Details ankommen. Ob als eigene Einheit gebildete Garagen oder Stellplätze mitzählen, ist nicht abschließend geklärt. Liegt Ihre Gemeinschaft bei acht oder neun Einheiten, lohnt ein Blick in die Teilungserklärung. Übernimmt ein externer Dritter ohne Zertifikat die Verwaltung, gilt die Ausnahme nicht, auch nicht im kleinen Haus.
Was passiert, wenn ein nicht zertifizierter Verwalter bestellt wird?
Die Zertifizierung ist keine Berufszulassung. Ein Beschluss, mit dem die Eigentümer einen nicht zertifizierten Verwalter bestellen, ist deshalb nach überwiegender Auffassung nicht nichtig. Er widerspricht aber ordnungsmäßiger Verwaltung, sofern die Ausnahme für Kleinstgemeinschaften nicht greift, und ist damit anfechtbar. Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Verstreicht die Frist, wird die Bestellung bestandskräftig. Mehr dazu im Beitrag zur Beschlussanfechtung in der WEG.
Bestandskräftige Bestellungen enden nicht automatisch, nur weil das Zertifikat fehlt. Jeder Eigentümer kann aber verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt, etwa mit einem Antrag zur Tagesordnung. Abberufen werden kann ein Verwalter jederzeit (§ 26 Abs. 3 WEG). Lehnt die Mehrheit ab, bleibt die Beschlussersetzungsklage gegen die Gemeinschaft, mit der das Gericht den notwendigen Beschluss selbst fasst (§ 44 Abs. 1 und 2 WEG).
Das Zertifikat allein reicht nicht: Diese Nachweise gehören dazu
Das Zertifikat belegt Fachwissen zum Zeitpunkt der Prüfung. Wer gewerblich Wohnungseigentum oder Mietwohnungen für Dritte verwaltet, braucht zusätzlich eine Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c GewO (öffnet in neuem Tab). Sie setzt unter anderem Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflichtversicherung voraus. Beides sind getrennte Anforderungen, die sich nicht gegenseitig ersetzen.
| Anforderung | Rechtsgrundlage | Verbindlichkeit |
|---|---|---|
| Zertifizierung oder gleichgestellter Abschluss | § 26a WEG, ZertVerwV | Anspruch der Eigentümer bei der WEG-Verwaltung |
| Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter | § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO | Pflicht für gewerbliche WEG- und Mietverwaltung |
| Berufshaftpflicht, mindestens 500.000 Euro je Schadensfall und 1 Million Euro je Jahr | § 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO, § 15 MaBV | Pflicht |
| Weiterbildung, 20 Stunden in drei Kalenderjahren | § 34c Abs. 2a GewO, § 15b MaBV | Pflicht, auch für unmittelbar mitwirkende Beschäftigte |
| Vertrauensschadenversicherung | keine | freiwillig |
Bei der Weiterbildung hat sich 2026 etwas geändert. Mit dem Gesetz zum Bürokratierückbau in der Gewerbeordnung (BGBl. 2026 I Nr. 215) ist die Weiterbildungspflicht für Immobilienmakler zum 24. Juli 2026 entfallen. Für Wohnimmobilienverwalter bleibt sie bestehen. Die Nachweise müssen seitdem drei statt fünf Jahre aufbewahrt werden.
Die Vertrauensschadenversicherung ist keine Pflicht, aber ein sinnvolles Qualitätsmerkmal. Die Berufshaftpflicht darf wissentliche Pflichtverletzungen ausschließen (§ 15 Abs. 5 MaBV). Eine vorsätzliche Veruntreuung von Gemeinschaftsgeldern ist darüber deshalb regelmäßig nicht gedeckt. Diese Lücke kann eine Vertrauensschadenversicherung schließen.
So prüfen Sie, ob Ihr Verwalter zertifiziert ist
Ein öffentliches Register für zertifizierte Verwalter gibt es nicht. Lassen Sie sich deshalb diese Unterlagen vorlegen:
- die IHK-Prüfungsbescheinigung oder den Nachweis des gleichgestellten Abschlusses, bei Unternehmen für die Personen, die Ihre Gemeinschaft betreuen,
- die Erlaubnis nach § 34c GewO,
- eine aktuelle Bestätigung der Berufshaftpflichtversicherung,
- auf Nachfrage eine Übersicht über die Weiterbildungen der letzten drei Jahre.
Der Verwaltungsbeirat kann die Unterlagen vor einer Bestellung anfordern und der Versammlung berichten. Wie Sie Angebote insgesamt vergleichen, lesen Sie im Beitrag Hausverwaltung vergleichen. Bleibt Ihr bisheriger Verwalter Antworten schuldig, hilft der Beitrag Ihr Verwalter reagiert nicht mehr?
Das übernimmt Ihre Hausverwaltung
Unsere Geschäftsführerin ist zertifizierte Verwalterin nach § 26a WEG. Den Nachweis legen wir Ihnen auf Anfrage vor, ebenso die Erlaubnis nach § 34c GewO und die Bestätigung der Berufshaftpflichtversicherung.
Bestellungsbeschluss und Verwaltervertrag bereiten wir so vor, dass die gesetzliche Höchstdauer der Bestellung eingehalten wird: fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Kleine Gemeinschaften, die von der Selbstverwaltung wechseln, begleiten wir bei der Übergabe der Unterlagen und beim ersten Wirtschaftsplan. Was unsere WEG-Verwaltung umfasst, sehen Sie in der Leistungsübersicht, und für Ihre Gemeinschaft erstellen wir gern ein unverbindliches Angebot.
Häufige Fragen
Wie prüfe ich, ob mein Verwalter zertifiziert ist?
Bitten Sie um eine Kopie der IHK-Prüfungsbescheinigung oder des gleichgestellten Abschlusses, etwa des Zeugnisses als Immobilienkaufmann oder Immobilienfachwirt. Ein öffentliches Register gibt es nicht. Bei einer Verwaltungsfirma kommt es auf die Personen an, die Ihre Gemeinschaft unmittelbar betreuen.
Muss jede Mitarbeiterin einer Hausverwaltung zertifiziert sein?
Nein. Damit sich eine Verwaltungsfirma als zertifizierter Verwalter bezeichnen darf, müssen nach § 8 ZertVerwV die Beschäftigten zertifiziert oder gleichgestellt sein, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind. Rein untergeordnete Tätigkeiten wie Sekretariat oder Hausmeisterdienst gehören nach Auffassung der IHKs nicht dazu. Die Weiterbildungspflicht nach § 34c Abs. 2a GewO gilt davon unabhängig auch für Beschäftigte, die unmittelbar an der Verwaltung mitwirken.
Gilt die Pflicht zum zertifizierten Verwalter auch für die Mietverwaltung?
Nein. § 26a und § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG betreffen nur die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften. Wer gewerblich Mietwohnungen für Dritte verwaltet, auch einzelne vermietete Eigentumswohnungen, braucht aber ebenfalls die Erlaubnis nach § 34c GewO, eine Berufshaftpflichtversicherung und muss sich regelmäßig weiterbilden. Mehr dazu unter Mietverwaltung.
Verliert das Zertifikat nach einigen Jahren seine Gültigkeit?
Die ZertVerwV sieht keine Befristung und keine erneute Prüfung vor. Unabhängig davon müssen sich gewerbliche Wohnimmobilienverwalter nach § 34c Abs. 2a GewO in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden.
Dürfen wir als kleine WEG weiter selbst verwalten?
Ja, wenn die Gemeinschaft weniger als neun Sondereigentumsrechte hat, ein Miteigentümer zum Verwalter bestellt ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Worauf es bei der Selbstverwaltung sonst ankommt, lesen Sie in unseren häufigen Fragen zur Selbstverwaltung.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Fragen zu Ihrer Eigentümergemeinschaft sprechen Sie uns gern an: info@clever-hv.de oder 06086 4189780.
