Neue Hausverwaltung finden: Angebote und Verträge vergleichen

Wer eine neue Hausverwaltung sucht, vergleicht meist zuerst den Preis je Einheit. Aussagekräftiger sind die Nachweise der Bewerber, der tatsächliche Leistungsumfang und der Verwaltervertrag. Hier lesen Sie, wie Sie Angebote vergleichbar machen und die Wahl rechtssicher vorbereiten.

Was braucht Ihre Gemeinschaft? Das Anforderungsprofil

Ein Profil auf ein bis zwei Seiten hilft den Bewerbern beim Kalkulieren und Ihnen beim Vergleichen:

• Größe und Struktur: Zahl der Einheiten, Gewerbe, Tiefgarage oder Stellplätze, mehrere Gebäude, Anteil vermieteter Wohnungen.
• Technik: Heizungsart, Aufzug, Photovoltaik, Messtechnik und die wiederkehrenden Prüfpflichten im Mehrfamilienhaus.
• Vorhaben: Stehen Dach, Fassade, Heizungstausch oder Tiefgarage an, zählt Erfahrung mit der Begleitung und Finanzierung größerer Baumaßnahmen.
• Erreichbarkeit: feste Ansprechperson, Vertretung im Urlaub, Reaktionszeiten, Notfallregelung außerhalb der Bürozeiten, Entfernung zum Objekt.
• Digitalisierung: Eigentümerportal, digitale Belegeinsicht für den Beirat, Online- oder Hybridversammlung.
• Besonderheiten: Hausgeldrückstände, laufende Gerichtsverfahren, lückenhafte Unterlagen oder bisherige Selbstverwaltung.

Schicken Sie allen Bewerbern dasselbe Profil mit den wichtigsten Unterlagen: Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, aktueller Wirtschaftsplan, letzte Jahresabrechnung und die Protokolle der vergangenen Jahre.

Welche Nachweise muss eine Hausverwaltung vorlegen?

Diese Kriterien sind keine Geschmacksfrage. Fehlt eines, scheidet ein Angebot aus, auch wenn es günstig ist:

• Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c GewO (öffnet in neuem Tab), Pflicht für alle, die gewerblich Gemeinschaftseigentum oder Mietwohnungen für Dritte verwalten.
• Berufshaftpflichtversicherung für Vermögensschäden mit mindestens 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1 Million Euro für alle Fälle eines Jahres (§ 15 MaBV). Lassen Sie sich eine aktuelle Bestätigung des Versicherers zeigen.
• Weiterbildung im Umfang von 20 Stunden in drei Kalenderjahren, auch für Beschäftigte, die unmittelbar an der Verwaltung mitwirken (§ 34c Abs. 2a GewO, § 15b MaBV (öffnet in neuem Tab)).
• Zertifizierung: Jeder Eigentümer kann die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG (öffnet in neuem Tab)). Ausgenommen sind nur Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, die einen Miteigentümer zum Verwalter bestellt haben, solange weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt.

Zwei freiwillige Punkte sind ebenfalls aussagekräftig. Die Berufshaftpflicht darf Schäden aus wissentlicher Pflichtverletzung ausschließen (§ 15 Abs. 5 MaBV). Veruntreut jemand Gemeinschaftsgelder, zahlt sie deshalb regelmäßig nicht. Diese Lücke kann eine Vertrauensschadenversicherung schließen. Auch eine Verbandsmitgliedschaft spricht für fachliche Einbindung. Beim VDIV ist nach Verbandsangaben eine Vertrauensschadenversicherung in der Mitgliedschaft enthalten. Fragen Sie trotzdem nach der Deckungssumme.

Grundleistungen und besondere Leistungen: Wo Zusatzkosten entstehen

Verwalterverträge unterscheiden in der Regel zwischen Grundleistungen, die mit einer Pauschale abgegolten sind, und besonderen Leistungen, die gesondert berechnet werden. Wo die Grenze verläuft, legt jede Verwaltung selbst fest. Auch der Bundesgerichtshof weist darauf hin, dass sich Pauschalangebote und Angebote mit mehreren Vergütungsbestandteilen nicht immer direkt vergleichen lassen.

Was meist zur Grundvergütung gehört

• Einladung, Leitung und Protokoll der jährlichen Eigentümerversammlung sowie die Beschluss-Sammlung
• Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht
• Hausgeldverwaltung, Buchhaltung und Zahlungsverkehr über die Konten der Gemeinschaft
• Beauftragung und Kontrolle laufender Erhaltungsarbeiten und Dienstleister, Betreuung der Versicherungen

Was häufig extra kostet

• zusätzliche und außerordentliche Versammlungen
• die Begleitung größerer Sanierungen, etwa nach Stunden oder als Prozentsatz der Bausumme
• Mahn- und Gerichtsverfahren bei Hausgeldrückständen
• die Verwalterzustimmung beim Verkauf einer Wohnung
• Kopien, Porto, Fahrtkosten und die Aufarbeitung unvollständiger Unterlagen beim Start

Bitten Sie deshalb alle Bewerber, ein Musterjahr zu kalkulieren, das zu Ihrem Anforderungsprofil passt, etwa mit einer außerordentlichen Versammlung, einer geplanten Sanierung und zwei Mahnverfahren. Achten Sie auf Bruttopreise, die Abrechnung nach Stunden und Preisanpassungsklauseln. Eine allgemeine Einordnung der Verwalterkosten finden Sie in unseren häufigen Fragen zu den Kosten.

Laufzeit, Kündigung, Datenschutz: Das gehört in den Verwaltervertrag

Rechtlich sind zwei Dinge zu trennen: die Bestellung zum Verwalter durch Beschluss und der Verwaltervertrag, der Leistungen und Vergütung regelt. Für beide setzt § 26 WEG (öffnet in neuem Tab) einen Rahmen, von dem die Gemeinschaft nicht abweichen darf:

• Die Bestellung gilt für höchstens fünf Jahre. Bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums, typischerweise im Neubau, sind es höchstens drei Jahre.
• Eine Wiederbestellung braucht einen neuen Beschluss, frühestens ein Jahr vor Ablauf der Amtszeit.
• Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, ein wichtiger Grund ist nicht nötig. Der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Prüfen Sie, ob die Vertragslaufzeit zur Bestellungsdauer passt und ob der Vertrag schon mit der Abberufung endet oder erst bis zu sechs Monate später. Im zweiten Fall kann bis zum Vertragsende weiter Vergütung anfallen. Außerdem sollte der Vertrag regeln, wie Unterlagen am Ende herausgegeben werden und wie personenbezogene Daten von Eigentümern und Mietern nach der DSGVO verarbeitet und gelöscht werden. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zur Übergabe beim Verwalterwechsel und in unseren FAQ zur Kündigung des Verwaltervertrags.

So läuft die Auswahl: Von der Anfrage bis zum Beschluss

Über die Bestellung entscheiden die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Der Verwaltungsbeirat kann die Entscheidung aber gut vorbereiten. Bewährt hat sich dieser Ablauf:

1. Zuständigkeit klären: Legen Sie fest, wer die Angebote einholt, etwa der Beirat. Steht die amtierende Verwaltung selbst zur Wahl, ist sie dafür nicht die richtige Stelle.
2. Angebote einholen: Fragen Sie mehrere Verwaltungen mit demselben Profil an. Eine Mindestzahl hat der Bundesgerichtshof nicht festgelegt, drei vergleichbare Angebote sind eine solide Grundlage.
3. Vergleichen und nachfragen: Tragen Sie Nachweise, Leistungen, Musterjahr und Vertragsbedingungen in eine Tabelle ein. Sprechen Sie möglichst mit der Person, die Ihre Gemeinschaft später betreuen würde.
4. Einladung vorbereiten: Die Eigentümer müssen die Angebote oder zumindest die Namen der Bewerber und die Eckdaten ihrer Angebote grundsätzlich innerhalb der Einladungsfrist erhalten, die mindestens drei Wochen betragen soll (§ 24 Abs. 4 WEG (öffnet in neuem Tab)). Zu den Eckdaten gehören Laufzeit und Vergütung, auch ob pauschal oder in mehreren Bestandteilen abgerechnet wird. Die vollständigen Angebote müssen auf Wunsch einsehbar sein.
5. Vorstellen und beschließen: Die Bewerber stellen sich in der Versammlung vor. Die Eigentümer bestellen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen und legen in derselben Versammlung Laufzeit und Vergütung als Eckpunkte des Vertrags fest. Unterschreiben kann dann die oder der Beiratsvorsitzende oder ein dazu ermächtigter Eigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG).

Diese Anforderungen stammen aus der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs: zur Pflicht, bei einer Neubestellung Alternativangebote einzuholen (Urteil vom 1. April 2011, V ZR 96/10), zum Zeitpunkt der Information (Urteil vom 24. Januar 2020, V ZR 110/19) und zu den Eckpunkten des Vertrags (Urteil vom 27. Februar 2015, V ZR 114/14). Die Urteile ergingen vor der WEG-Reform 2020, auf die ersten beiden verweist der Bundesgerichtshof aber noch 2025 (V ZR 76/24). Werden die Anforderungen missachtet, ist der Bestellungsbeschluss anfechtbar, siehe Beschlussanfechtung in der WEG.

Praxisbeispiel: Drei Angebote im Vergleich

Angebot A wirkt zunächst am günstigsten, wird im Musterjahr aber am teuersten, weil fast jede Zusatzleistung einzeln berechnet wird. B und C liegen nahezu gleichauf. Mit der Einladung erhalten alle Eigentümer die Übersicht aller drei Angebote, die vollständigen Unterlagen liegen zur Einsicht bereit. Der Beirat empfiehlt B oder C. Den Ausschlag geben Erreichbarkeit, Erfahrung mit Sanierungen und der persönliche Eindruck in der Versammlung.

Das übernimmt Ihre Hausverwaltung

Eine professionelle Verwaltung macht Ihnen den Vergleich leicht: Sie kalkuliert auf Grundlage Ihrer Unterlagen, weist Grundleistungen und besondere Leistungen getrennt aus und legt die Nachweise auf Anfrage vor. Nach der Wahl übernimmt sie die Unterlagen, prüft Konten und offene Vorgänge und bereitet die erste Versammlung vor. Unsere Geschäftsführerin ist zertifizierte Verwalterin nach § 26a WEG, und wir sind Mitglied im VDIV Hessen. Was unsere WEG-Verwaltung und unsere Mietverwaltung umfassen, sehen Sie in der Leistungsübersicht. Für Ihre Gemeinschaft erstellen wir gern ein unverbindliches Angebot.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Fragen zu Ihrer Eigentümergemeinschaft sprechen Sie uns gern an: info@clever-hv.de oder 06086 4189780.