Ist die neue Hausverwaltung bestellt, entscheidet die Übergabe darüber, ob die Verwaltung ohne Lücken weiterläuft. Die Checkliste für Verwaltungsbeiräte und Eigentümer zeigt, wie Sie den Wechsel planen, was übergeben werden muss und was Sie tun können, wenn die alte Verwaltung nicht mitwirkt.

Welcher Zeitplan ist für einen Verwalterwechsel sinnvoll?

Über Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 WEG). Wie Abberufung und Kündigung der bisherigen Verwaltung ablaufen, erklären wir in unseren FAQ zur Abberufung. Dieser Beitrag setzt danach an: bei der Übergabe. Drei Zeitpunkte sollten aufeinander abgestimmt sein:

Zeitpunkt Was geregelt sein sollte
Beschluss in der Versammlung Bestellung der neuen Verwaltung mit klarem Beginn und klarer Laufzeit, Ermächtigung zum Abschluss des Verwaltervertrags
Vertragsbeginn Die neue Verwaltung übernimmt Amt und Vertretung, nahtlos im Anschluss an die alte Amtszeit
Übergabestichtag Unterlagen, Gelder und Schlüssel wechseln mit Protokoll, idealerweise am Tag des Vertragsbeginns

Den Vertrag mit der neuen Verwaltung schließt für die Gemeinschaft der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG). Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, lesen Sie im Beitrag Hausverwaltung vergleichen.

Der Jahreswechsel ist als Stichtag besonders geeignet, weil das Wirtschaftsjahr abgeschlossen ist und die Kontostände zum 31. Dezember eine klare Grundlage bilden. Ein Wechsel im laufenden Jahr ist möglich, verlangt aber eine saubere Abgrenzung aller Zahlungen. Vermeiden Sie eine Lücke zwischen alter und neuer Amtszeit: Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam (§ 9b Abs. 1 WEG), was im Alltag kaum praktikabel ist.

Checkliste: Welche Unterlagen muss die alte Verwaltung übergeben?

Der Verwaltervertrag ist ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag, für den über § 675 BGB das Auftragsrecht gilt. Die bisherige Verwaltung muss nach § 667 BGB alles herausgeben, was sie zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Nach § 666 BGB schuldet sie außerdem Auskunft und Rechenschaft. Diese Übersicht hilft bei der Anforderung:

Bereich Das gehört dazu
Grundlagen Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan, Nachträge, Hausordnung, Pläne, Energieausweis
Beschlüsse Beschluss-Sammlung, Protokolle, Liste der noch nicht umgesetzten Beschlüsse, laufende Gerichtsverfahren
Finanzen Kontoauszüge, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte, Belege, offene Posten und Mahnvorgänge
Verträge Hausmeister, Reinigung, Winterdienst, Wartung, Messdienst, Versorger, jeweils mit Laufzeit und Kündigungsfrist
Versicherungen Policen, offene Schadenfälle, Schadenhistorie
Technik Prüf- und Wartungsnachweise, Gewährleistungsfristen, Kontakte beauftragter Handwerksbetriebe
Schlüssel Schlüssel, Schließplan, Sicherungskarte der Schließanlage, Zugangsmedien und Codes
Eigentümerdaten Eigentümerliste mit Kontaktdaten und Miteigentumsanteilen, Lastschriftmandate

Das Übergabeprotokoll

Bewährt hat sich ein Protokoll, das jede Position der Checkliste als „übergeben“, „fehlt“ oder „wird nachgereicht bis …“ vermerkt und von beiden Verwaltungen unterschrieben wird, am besten im Beisein eines Beiratsmitglieds. Es wird Teil der Verwaltungsunterlagen, in die jeder Eigentümer nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht verlangen kann. Besonders wichtig ist die Liste offener Beschlüsse: Sie gelten unabhängig vom Wechsel weiter. Grundlage ist die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG.

Konten, Rücklage und Jahresabrechnung: Was gilt beim Geld?

Konten umstellen

Läuft das Konto auf den Namen der Gemeinschaft, bleibt es bestehen, und die Bank ändert nur die Verfügungsberechtigung. Lautet es auf die bisherige Verwaltung als Treuhänderin, muss das Guthaben auf ein Konto der Gemeinschaft übertragen werden. Die Online-Banking-Zugänge der bisherigen Verwaltung sollten zum Stichtag enden.

Wo die Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachzuweisen ist, etwa gegenüber dem Grundbuchamt bei der Verwalterzustimmung zum Verkauf, genügt nach § 26 Abs. 4 WEG die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit öffentlich beglaubigten Unterschriften. Diese Beglaubigung sollten Sie gleich nach der Versammlung veranlassen.

Rücklage und offene Posten nachweisen

Lassen Sie sich alle Kontostände zum Stichtag mit Auszügen belegen, insbesondere die Erhaltungsrücklage, und gleichen Sie sie mit dem letzten Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG ab. Dazu gehören eine Liste der Hausgeldrückstände samt laufender Mahnverfahren und eine Aufstellung unbezahlter Rechnungen. Differenzen kommen ins Protokoll.

Wer erstellt die Jahresabrechnung im Wechseljahr?

Die Jahresabrechnung stellt der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres auf (§ 28 Abs. 2 WEG). Nach dem Bundesgerichtshof trifft diese Pflicht den Verwalter, der im Zeitpunkt der Entstehung der Abrechnungspflicht im Amt ist (Urteil vom 16. Februar 2018, V ZR 89/17). Im entschiedenen Fall war die Verwalterin im Januar abberufen worden und schuldete die Abrechnung für das Vorjahr trotzdem, weil der Anspruch spätestens am 1. Januar entstanden war. Weil sie sich weigerte, musste sie der Gemeinschaft die Kosten der Erstellung durch die neue Verwaltung ersetzen. Für die Praxis heißt das:

  • Bei einem Wechsel im laufenden Jahr erstellt die neue Verwaltung die Abrechnung für dieses Jahr. Die bisherige übergibt alle Belege und legt über ihren Zeitraum Rechenschaft ab.
  • Scheidet die bisherige Verwaltung erst nach dem Jahreswechsel aus, schuldet sie in der Regel noch die Abrechnung für das abgelaufene Jahr.
  • Bei einem Wechsel genau zum Jahreswechsel ist die Zuordnung nicht in jedem Fall eindeutig. Regeln Sie im Vertrag mit der neuen Verwaltung ausdrücklich, ob sie die Vorjahresabrechnung übernimmt und zu welcher Vergütung.

Das Urteil erging zur Fassung des Gesetzes vor der WEG-Reform 2020. Auch das geltende Recht knüpft die Pflicht an den Ablauf des Kalenderjahres, eine vertragliche Klarstellung schafft trotzdem Sicherheit. Mehr zum Thema lesen Sie im Beitrag zur Jahresabrechnung in der WEG.

Alte Verwaltung gibt Unterlagen nicht heraus: Was können Sie tun?

Die meisten Übergaben verlaufen geordnet. Verzögert die bisherige Verwaltung die Herausgabe, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen:

  1. Schriftlich auffordern: Die neue Verwaltung fordert die Unterlagen für die Gemeinschaft mit konkreter Liste und angemessener Frist an, in nachweisbarer Form.
  2. Beschluss fassen: Verstreicht die Frist, beschließen die Eigentümer über rechtliche Schritte und die Beauftragung einer Anwaltskanzlei.
  3. Auf Herausgabe klagen: Herausgabe nach § 667 BGB sowie Auskunft und Rechenschaft nach § 666 BGB lassen sich gerichtlich durchsetzen. Zuständig ist ausschließlich das Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnanlage liegt (§ 43 Abs. 2 Nr. 3 WEG, § 23 Nr. 2 Buchst. c GVG). Ob in dringenden Fällen ein Eilverfahren in Betracht kommt, sollte anwaltlich geprüft werden.
  4. Schadensersatz prüfen: Entstehen der Gemeinschaft Kosten, weil die bisherige Verwaltung ihre Pflichten verletzt, kann sie diese unter Umständen ersetzt verlangen, wie im genannten BGH-Fall die Kosten der Jahresabrechnung.

Parallel lässt sich vieles anderweitig beschaffen: Kontoauszüge von der Bank, sofern das Konto auf die Gemeinschaft lautet, Vertragskopien von Versicherern und Dienstleistern, die Teilungserklärung mit Aufteilungsplan beim Grundbuchamt. Was Sie tun können, solange die bisherige Verwaltung noch im Amt ist, aber nicht mehr reagiert, lesen Sie im Beitrag Ihr Verwalter reagiert nicht mehr?

Wen müssen Sie über den Verwalterwechsel informieren?

  • Eigentümer: Anschreiben mit Ansprechpartnern, Notdienstnummer und gegebenenfalls neuer Bankverbindung für das Hausgeld. Ob bestehende Lastschriftmandate weiter genutzt werden können, hängt vom Konto und der Gläubiger-Identifikationsnummer ab.
  • Mieter: Ein Aushang im Treppenhaus mit neuen Kontaktdaten und Notdienstnummer erreicht alle Bewohner. Vermietende Eigentümer informieren ihre Mieter zusätzlich selbst. Wechselt auch die Mietverwaltung, brauchen die Mieter die neue Bankverbindung für die Miete.
  • Dienstleister und Versorger: neue Rechnungsanschrift und feste Ansprechpartner, dabei Laufzeiten und Kündigungsfristen gleich mitprüfen.
  • Versicherer: Wechsel mitteilen und offene Schadenfälle abstimmen, damit keine Fristen verstreichen. Mehr dazu im Beitrag zur Gebäudeversicherung in der WEG.

Stellt die neue Verwaltung Unterlagen digital bereit, lohnt es sich, die übergebenen Dokumente gleich geordnet ins Eigentümerportal zu übernehmen: Teilungserklärung, Protokolle, Beschluss-Sammlung und Abrechnungen. Die Zugänge zum Portal der bisherigen Verwaltung enden.

Das übernimmt Ihre Hausverwaltung

Bei einer Übernahme koordiniert die neue Verwaltung den Wechsel und entlastet so vor allem den Verwaltungsbeirat. Sie fordert die Unterlagen anhand einer Checkliste an, führt das Übergabeprotokoll, stellt Konten und Verträge um, informiert Eigentümer, Dienstleister und Versicherer und fordert Fehlendes nach. Bei Clever Homes übernehmen wir die übergebenen Dokumente zudem in unser Eigentümerportal. Plant Ihre Gemeinschaft einen Wechsel, erstellen wir Ihnen gern ein unverbindliches Angebot für unsere WEG-Verwaltung.

Häufige Fragen

Wer erstellt die Jahresabrechnung für das Wechseljahr?

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs die Verwaltung, die im Amt ist, wenn die Abrechnungspflicht nach Ablauf des Kalenderjahres entsteht. Bei einem Wechsel im laufenden Jahr ist das die neue Verwaltung. Die bisherige muss ihr die Belege übergeben und für ihren Zeitraum Rechenschaft ablegen. Bei einem Wechsel genau zum Jahreswechsel sollten Sie die Frage im Verwaltervertrag ausdrücklich regeln.

Was kostet ein Verwalterwechsel?

Feste Gebühren für den Wechsel sieht das Gesetz nicht vor. Kosten können entstehen, wenn der Vertrag der bisherigen Verwaltung nach der Abberufung noch weiterläuft. Nach § 26 Abs. 3 WEG endet er spätestens sechs Monate danach. Hinzu kommen die Beglaubigung der Niederschrift und gegebenenfalls die Aufarbeitung fehlender Unterlagen. Klären Sie vorab, ob die neue Verwaltung für Einarbeitung oder Vorjahresabrechnung eine gesonderte Vergütung berechnet.

Wie lange dauert die Übergabe?

Sind die Unterlagen geordnet, ist der Übergabetermin selbst oft an einem Tag erledigt. Die Umstellung von Konten, Verträgen und Portalzugängen dauert meist einige Wochen. Wir empfehlen, zwischen Beschluss und Stichtag etwa drei Monate einzuplanen.

Gelten Beschlüsse nach dem Verwalterwechsel weiter?

Ja. Beschlüsse hängen nicht an der Person des Verwalters. Die neue Verwaltung setzt noch offene Beschlüsse um. Deshalb gehört eine Liste der nicht erledigten Beschlüsse ins Übergabeprotokoll.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Fragen zu Ihrer Eigentümergemeinschaft sprechen Sie uns gern an: info@clever-hv.de oder 06086 4189780.