Kaum ist die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft da, erwartet Ihr Mieter seine Nebenkostenabrechnung. Die Hausgeldabrechnung ist dafür die wichtigste Grundlage, einfach weiterreichen können Sie sie aber nicht. Wir zeigen, was Sie übernehmen, streichen und ergänzen müssen und welche Frist läuft.
Warum die Hausgeldabrechnung keine Nebenkostenabrechnung ist
Die Jahresabrechnung der WEG regelt das Verhältnis zwischen Ihnen und der Gemeinschaft, auf ihrer Grundlage beschließen die Eigentümer über Nachschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Sie enthält deshalb alle Kosten, auch solche, die Sie als Vermieter selbst tragen. Ihr Mieter schuldet nur die im Mietvertrag vereinbarten Betriebskosten, die die Betriebskostenverordnung zulässt (§ 556 Abs. 1 BGB).
Keine Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten sowie die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Für typische Positionen bedeutet das:
| Position in der Hausgeldabrechnung | Auf den Mieter umlegbar? |
|---|---|
| Heizung und Warmwasser, Wasser und Abwasser | ja, Heizkosten nach der Heizkostenverordnung |
| Müllabfuhr, Straßenreinigung, Winterdienst | ja |
| Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Aufzug | ja |
| Gebäude- und Haftpflichtversicherung | ja |
| Hauswart | nur der Anteil ohne Reparatur- und Verwaltungsarbeiten |
| Verwaltervergütung, Kontoführung, Kosten der Eigentümerversammlung | nein, Verwaltungskosten |
| Reparaturen und Instandhaltung | nein |
| Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Sonderumlagen für Erhaltungsmaßnahmen | nein |
| Kabel-TV-Entgelte aus einem Sammelvertrag | seit 1. Juli 2024 nicht mehr (§ 2 Nr. 15 BetrKV) |
Sonstige Betriebskosten wie die Wartung von Rauchwarnmeldern sollten im Mietvertrag konkret benannt sein. Details zur Abgrenzung finden Sie im Beitrag zu den umlagefähigen Betriebskosten, den Aufbau der WEG-Abrechnung erklärt der Beitrag zur Jahresabrechnung in der WEG.
Schritt für Schritt: von der WEG-Abrechnung zur Abrechnung für den Mieter
- Mietvertrag prüfen: vereinbarte Kostenarten, Abrechnungszeitraum, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen.
- Umlagefähige Positionen übernehmen: jeweils Gesamtkosten der Anlage und Ihren Anteil aus der Einzelabrechnung.
- Bereinigen: nicht umlagefähige Positionen streichen, gemischte wie den Hauswart aufteilen.
- Grundsteuer ergänzen: den Jahresbetrag aus Ihrem eigenen Bescheid.
- Heizkosten übernehmen: aus der Heizkostenabrechnung, abzüglich Ihres CO2-Kostenanteils.
- Vorauszahlungen abziehen und das Ergebnis nachweisbar zustellen.
Die Abrechnung muss aus sich heraus verständlich sein: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und abgezogene Vorauszahlungen müssen erkennbar sein. Außerdem gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).
Den Verteilerschlüssel der WEG verwenden
Für vermietete Eigentumswohnungen gibt es eine eigene Regel: Haben Sie mit Ihrem Mieter nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Maßstab verteilt, der zwischen den Wohnungseigentümern jeweils gilt (§ 556a Abs. 3 BGB). Verteilt die WEG nach Miteigentumsanteilen, übernehmen Sie diese Anteile, ohne auf Wohnfläche umzurechnen. Ändert die Gemeinschaft ihren Schlüssel per Beschluss, folgt die Mieterabrechnung grundsätzlich dem neuen Maßstab. Nur wenn der WEG-Schlüssel billigem Ermessen widerspricht, wird nach Wohnfläche oder erfasstem Verbrauch umgelegt.
Steht im Mietvertrag ausdrücklich ein anderer Schlüssel, etwa die Wohnfläche, gilt dieser, und Sie müssen jede Position umrechnen. Bei einer Neuvermietung ist der Verweis auf den Schlüssel der Gemeinschaft meist einfacher.
Grundsteuer ergänzen: Sie steht nicht in der WEG-Abrechnung
Die Grundsteuer ist eine umlagefähige Betriebskostenart (§ 2 Nr. 1 BetrKV), taucht in der Hausgeldabrechnung aber nicht auf. Jede Eigentumswohnung erhält einen eigenen Bescheid, Sie zahlen direkt an die Gemeinde. Den Jahresbetrag setzen Sie zusätzlich an, ohne Verteilerschlüssel, weil der Bescheid nur Ihre Wohnung betrifft. Bei einem Mieterwechsel teilen Sie zeitanteilig auf.
In Hessen gilt seit 2025 die neue Grundsteuer nach dem Flächen-Faktor-Verfahren. Maßgeblich ist der für das Abrechnungsjahr festgesetzte Betrag. Hintergründe finden Sie im Beitrag zur Grundsteuer in Hessen.
Heizkosten und CO2-Kosten korrekt übernehmen
Die Heiz- und Warmwasserkosten verteilt meist ein Messdienstleister nach der Heizkostenverordnung: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche (§§ 7 und 8 HeizkostenV). Den Betrag für Ihre Wohnung übernehmen Sie aus dieser Abrechnung. Bei einem Mieterwechsel ist eine Zwischenablesung nötig (§ 9b HeizkostenV). Mehr dazu im Beitrag zur Heizkostenabrechnung.
Für Abrechnungszeiträume, die ab dem 1. Januar 2023 beginnen, tragen Vermieter außerdem einen Teil der CO2-Kosten, etwa für Gas oder Heizöl, selbst. Maßgeblich ist der CO2-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Ein Stufenmodell legt die Aufteilung fest: Unter 12 Kilogramm trägt der Mieter alles, ab 52 Kilogramm trägt der Vermieter 95 Prozent (Anlage zum CO2KostAufG). Viele Messdienstleister weisen CO2-Kosten und Einstufung bereits aus, sonst fordern Sie die Angaben bei der Verwaltung an. Ihren Anteil ziehen Sie ab. Fehlen in der Mieterabrechnung dieser Anteil, die Einstufung oder die Berechnungsgrundlagen, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG). Mehr dazu im Beitrag zur CO2-Kostenaufteilung.
Beachten Sie außerdem: Die Kürzungsrechte der Heizkostenverordnung, etwa bei fehlenden fernablesbaren Zählern, gelten gegenüber Ihrem Mieter, nicht aber zwischen Ihnen und der Gemeinschaft (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV). Für Gas-, Öl- und Flüssiggasheizungen, die nach dem 29. Juli 2026 in Bestandsgebäude eingebaut werden, teilen Vermieter und Mieter ab 2028 die CO2-Kosten und bei Gas die Netzentgelte hälftig, ab 2029 auch die Kosten des vorgeschriebenen Anteils klimafreundlicher Brennstoffe (§ 5a CO2KostAufG, siehe Gebäudemodernisierungsgesetz).
Welche Frist gilt, wenn die WEG-Abrechnung spät kommt?
Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie dagegen auch nach Fristablauf auszahlen. Umgekehrt hat Ihr Mieter zwölf Monate ab Zugang Zeit für Einwendungen.
Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass diese Frist auch dann gilt, wenn die Eigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Das Versäumnis des WEG-Verwalters wird Ihnen zwar grundsätzlich nicht zugerechnet. Sie müssen aber konkret darlegen, was Sie selbst unternommen haben, als die Verzögerung absehbar wurde. Eine Klausel wie „abgerechnet wird nach Beschluss der Eigentümerversammlung“ hilft nicht, denn abweichende Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).
Fragen Sie deshalb früh im Jahr nach dem Zeitplan der Verwaltung. Zeichnet sich eine Verzögerung ab, fordern Sie Abrechnungsentwurf oder Belege an, denn als Eigentümer können Sie Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Da der Eigentümerbeschluss Ihren Mieter nicht bindet, können Sie auch auf Grundlage der Unterlagen abrechnen. Halten Sie Ihre Nachfragen schriftlich fest.
Muss ich meinem Mieter die Belege der WEG zeigen?
Ja, auf Verlangen. Seit dem 1. Januar 2025 regelt § 556 Abs. 4 BGB ausdrücklich, dass der Vermieter Einsicht gewähren muss und die Belege elektronisch bereitstellen darf. Nach der Rechtsprechung umfasst das auch Zahlungsbelege. Solange eine berechtigt verlangte Einsicht aussteht, darf der Mieter die Nachzahlung zurückhalten (BGH, Urteil vom 9. Dezember 2020, VIII ZR 118/19).
Bei der Eigentumswohnung liegen die Belege bei der WEG-Verwaltung. Ihr Mieter hat gegenüber der Gemeinschaft keinen eigenen Anspruch, die Einsicht organisieren Sie. Am einfachsten geht das über ein Eigentümerportal mit digitalen Belegen, sonst über einen Termin bei der Verwaltung oder Kopien der Rechnungen.
| Position | Einzelabrechnung WEG | Abrechnung Mieter |
|---|---|---|
| Heizung und Warmwasser (darin 100 € CO2-Kosten) | 1.050 € | 1.050 € |
| Wasser und Abwasser | 280 € | 280 € |
| Müllabfuhr und Straßenreinigung | 170 € | 170 € |
| Hausreinigung und Gartenpflege | 220 € | 220 € |
| Hauswart (davon umlagefähig 60 €) | 90 € | 60 € |
| Allgemeinstrom | 50 € | 50 € |
| Gebäude- und Haftpflichtversicherung | 220 € | 220 € |
| Verwaltervergütung | 390 € | – |
| Reparaturen | 110 € | – |
| Kontoführung | 20 € | – |
| Zuführung Erhaltungsrücklage | 500 € | – |
| CO2-Kostenanteil Vermieter (40 % von 100 €) | – | −40 € |
| Grundsteuer laut Bescheid | – | 200 € |
| Summe | 3.100 € | 2.210 € |
Aus der WEG-Abrechnung sind 2.050 Euro umlagefähig. Nach Abzug des CO2-Anteils und mit der Grundsteuer ergeben sich 2.210 Euro. Abzüglich der Vorauszahlungen von 2.160 Euro schuldet der Mieter 50 Euro, sofern die Abrechnung ihm bis zum 31. Dezember 2026 zugeht.
Das übernimmt Ihre Hausverwaltung
Eine professionelle WEG-Verwaltung legt die Jahresabrechnung so rechtzeitig vor, dass vermietende Eigentümer ihre Frist gegenüber dem Mieter einhalten können. Hilfreich ist, wenn gemischte Positionen wie der Hauswart aufgeschlüsselt sind und die CO2-Angaben vorliegen. Den Zugang zu unserem Eigentümerportal finden Sie im Eigentümerbereich.
Wer die Nebenkostenabrechnung nicht selbst erstellen möchte, kann sie im Rahmen einer Mietverwaltung abgeben. Die Verwaltung übernimmt dann Abrechnung, Zustellung, Belegeinsicht und Rückfragen des Mieters. Wie Mieter, Vermieter und Gemeinschaft zusammenspielen, zeigt der Beitrag zum Mieter in der Eigentumswohnung. Gern erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Häufige Fragen
Darf ich den Verteilerschlüssel der WEG übernehmen?
Ja, wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist. Dann gilt nach § 556a Abs. 3 BGB der Maßstab, nach dem die Kosten zwischen den Wohnungseigentümern verteilt werden, zum Beispiel Miteigentumsanteile. Nur wenn dieser Schlüssel billigem Ermessen widerspricht, wird nach Wohnfläche oder Verbrauch umgelegt. Ist im Mietvertrag ausdrücklich die Wohnfläche vereinbart, müssen Sie umrechnen.
Was mache ich, wenn die WEG-Abrechnung fehlerhaft ist?
Gegenüber Ihrem Mieter sind Sie für Ihre eigene Abrechnung verantwortlich, der Beschluss der Eigentümer bindet ihn nicht. Erkennbare Fehler korrigieren Sie deshalb in der Mieterabrechnung, eine Korrektur zu seinen Lasten ist nur bis zum Ende der Abrechnungsfrist möglich. In der Gemeinschaft sprechen Sie Fehler bei Verwaltung oder Beirat an. Gegen den Beschluss über die Nachschüsse können Sie innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung Anfechtungsklage erheben (§ 45 WEG), mehr dazu im Beitrag zur Beschlussanfechtung.
Reicht es, dem Mieter die Hausgeldabrechnung weiterzuleiten?
Nein. Die Hausgeldabrechnung enthält nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltervergütung und Rücklage, und die Grundsteuer fehlt. Außerdem müssen Ihr CO2-Kostenanteil und die Vorauszahlungen des Mieters berücksichtigt werden. Sie können sie aber als Erläuterung beifügen, wenn Ihre eigene Abrechnung die umlagefähigen Positionen klar ausweist.
Muss ich dem Mieter die Belege der WEG vorlegen?
Ja, wenn er es verlangt (§ 556 Abs. 4 BGB). Sie dürfen die Belege auch elektronisch bereitstellen. Dazu gehören auch Zahlungsnachweise. Bis zur Einsicht darf der Mieter eine Nachzahlung zurückhalten. Die Unterlagen erhalten Sie über Ihr Einsichtsrecht als Eigentümer bei der WEG-Verwaltung.
Was gilt bei einem Mieterwechsel während des Jahres?
Die Kosten werden auf alten und neuen Mieter aufgeteilt, in der Regel zeitanteilig, verbrauchsabhängige Kosten nach Ablesung. Für die Heizkosten schreibt § 9b HeizkostenV eine Zwischenablesung vor. Die Frist von zwölf Monaten gilt für beide Abrechnungen.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Fragen zu Ihrer Eigentümergemeinschaft sprechen Sie uns gern an: info@clever-hv.de oder 06086 4189780.
